UN1EK
DeclaratiesMedewerkers kunnen inkopen declareren via AFAS. Ook hiervoor gelden regels.
- Indien er niet op factuur ingekocht kan worden of indien de Spend Cloud kaart niet beschikbaar is mag er bij uitzondering door medewerkers een aankoop gedaan worden via de eigen privé bankrekening en vervolgens gedeclareerd worden via AFAS.
De meest voorkomende declaraties zijn opleidingskosten. De factuur is hier vanuit de natuurlijk persoon betaald en wordt vervolgens gedeclareerd bij de werkgever.
- Bij declaratie van opleidingskosten dient te allen tijde de scholingsovereenkomst meegestuurd te worden en de factuur of bewijs van afschrijving van de medewerker
Daarnaast worden er vele kleine declaraties gedaan, zoals een bosje bloemen, een cadeaukaart of huishoudelijke artikelen.
Vanuit het inkoopbeleid wordt er gestuurd op duurzame en kwalitatief goede inkopen. Dit houdt in dat de voorkeur ligt bij inkopen bij betrouwbare partners binnen de regio en/ of Nederlandse leveranciers.
Wat mag absoluut NIET:
- Inkopen bij buitenlandse websites. Declaraties van deze aard zullen niet vergoed worden
Wat wordt NIET aangeraden:
- Inkopen bij budgetwinkels (Wibra, Action e.d.) Dit lijkt goedkoop maar door de administratieve last komt er al snel 20 euro bij. Graag bij de schoolleverancier bestellen.
- Inkopen van cadeaubonnen. Cadeaubonnen vallen onder de fiscale werkkostenregeling. Deze kan lastig beoordeeld/ nageleefd worden bij inkoop via declaratie
VoorkeursleveranciersBinnen onderwijs en opvang wordt er bij veel leveranciers besteld. Voor de grote inkopen wordt er gekeken naar een centrale inkoopmogelijkheid via een aanbestedingsprocedure. Deze aanbesteding vindt in 2026 plaats
Er wordt veelal gebruik gemaakt van de volgende leveranciers, na aanbesteding zal deze keuze beperkt worden tot maximaal drie leveranciers.
- Heutink
- Rolf Groep
- Bol.com
- Magazijn Onderwijs
- Kluitman Educatief
- Lobbes
- Bruna
- Marjo Speelgoed
Opvallend is dat Bol.com hoog op de lijst staat. Ook bij Bol.com geldt dat er goed gekeken moet worden naar de onder leverancier die haar producten aanbiedt via Bol.com. Deze voldoen niet altijd aan de kwaliteitsnormen die UN1EK wenst.
De kwaliteitsnormen waar UN1EK aan wenst te voldoen is het ‘Warenwetbesluit Speelgoed 2011’ (EN-71 normen).